Pregătirea şi organizarea autoevaluării în vederea introducerii sistemului CAF în cadrul Consiliului Județean Ialomiţa (Luna 2 – Luna 5)
Subactivitatea 2.1
Realizarea unui studiu privind implementarea C.A.F în instituții publice similare din alte state membre (Luna 2 – Luna 3)
În cadrul acestei activități se dorește realizarea unui studiu din care să reiasă modul în care a fost implementat sistemul CAF în instituții publice similare din alte state membre. Acest studiu va fi foarte util pentru realizarea planului de implementare al sistemului C.A.F, deoarece va crea o imagine clară a fenomenului pe parcursul ultimilor ani.
Studiul va fi realizat de către Consiliul Județean Ialomița (achiziție publică) și va urmări cel puţin urmatoarele aspecte:
- Situația înainte de implementarea sistemului CAF în 3 instituții publice similare din state UE;
- Modalitatea de implementare a sistemului CAF în cele 3 instituții publice similare din state UE.
- Schimbările semnificative pe care cele 3 instituții publice similare din state UE le-au avut;
- Valoarea adaugată a implementării Sistemului CAF în cele 3 instituții publice similare din state UE.
Rezultatele vor fi centralizate și vor fi trase concluzii în vederea identificării și dezvoltării de mecanisme și instrumente de îmbunătățire a proceselor decizionale.
Subactivitate 2.2
Stabilirea modului în care va fi organizată şi planificată auto-evaluarea în cadrul Consiliului Județean Ialomiţa în vederea introducerii sistemului CAF (Luna 4 – Luna 5)
Cele mai importante elemente pentru asigurarea succesului procesului de autoevaluare sunt un real angajament şi o implicare comună a conducerii şi a angajaţilor instituţiei. Experienţa multor instituţii în aplicarea CAF arată că, pentru a reuni aceste două elemente – angajament şi implicare – conducerea instituţiei, după consultarea stakehorderilor/factorilor interesaţi, trebuie să ia o decizie clară în ceea ce priveşte implementarea CAF.
În cadrul acestei activităţi se va obţine opinia favorabilă a stakeholderilor externi, ca de exemplu responsabili politici, pentru colectarea datelor şi procesarea informaţiilor.
Procesul de planificare a autoevaluării va incepe imediat ce a fost luată decizia privind implementarea CAF. Punctul de plecare în acest demers va fi dat de amploarea aplicării acestui instrument, adică structurile din cadrul Consiliului Județean Ialomiţa în care se va implementa CAF, precum şi a metodologiei utilizate.
Se va pune în mod frecvent întrebarea dacă autoevaluarea trebuie să se realizeze doar la nivelul întregii instituţii sau se poate realiza şi doar în cadrul unor structuri ale acesteia, cum ar fi compartimente sau departamente. Tot în această etapă se va numi un responsabil de implementarea CAF la nivelul Consiliului Județean Ialomiţa.
Pentru realizarea planului se vor achiziţiona servicii de consultanţă în implementarea sistemului CAF, astfel încât Consiliului Județean Ialomiţa să dispună de tot know-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.
Subactivitate 2.3
Comunicarea cu privire la proiectul de autoevaluare în cadrul Consiliului Județean Ialomiţa în vederea introducerii sistemului CAF (Luna 5)
Trasarea unui plan de comunicare/informare constituie o activitate de planificare foarte importantă a proiectului de autoevaluare. Acest plan include acţiunile de comunicare/ informare ai căror beneficiari vor fi implicaţi în proces, în mod special personalul de conducere de la nivel mediu şi personalul de execuţie al instituţiei, cât şi stakeholderii externi. Comunicarea este esenţială în toate proiectele de management al schimbării, şi în mod deosebit atunci când instituţia realizează o autoevaluare. Această activitate va urmări:
- Modul în care autoevaluarea poate aduce schimbările necesare;
- Motivele care au făcut ca aceasta să fie considerate prioritară;
- Modul în care autoevaluarea se leagă de planificarea strategică a Consiliului Județean Ialomiţa;
- Modul în care autoevaluarea se înscrie în cadrul efortului general de îmbunătăţire a performanţelor Consiliului Județean Ialomiţa.
Planul de comunicare va fi adaptat categoriilor de public vizate şi, în prealabil, vor fi definite următoarele elemente: grup ţintă, mesaj, mijloc de transmitere a mesajului, persoana care transmite mesajul (emiţător), frecvenţa şi instrumentele utilizate.
Pentru realizarea metodologiei se vor achizitiona servicii de consultanţă în implementarea sistemului CAF, astfel încât Consiliul Județean Ialomiţa să dispună de tot know-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.