Planul de actiuni corective si prioritizarea acestora pentru introducerea CAF în cadrul CJ Ialomiţa (Luna 10 – Luna 15)
Subactivitate 4.1 – Elaborarea unui plan de acţiuni corective la nivelul Consiliului Județean Ialomiţa în vederea introducerii sistemului CAF (Luna 10 – Luna 11)
Procedura de autoevaluare nu se va limita doar la elaborarea raportului privind rezultatele evaluării CAF. Autoevaluarea va conduce la elaborarea unui plan de acţiuni pentru a îmbunătăţi performanţa Consiliului Județean Ialomiţa.
Acest plan este un mijloc de a aduce informaţii esenţiale în procesul de elaborare a strategiei instituţiei şi de planificare. El va fi elaborat după următoarea logică:
– Integrează acţiuni de îmbunătăţire care vizează funcţionarea sistemică a instituţiei.
– Fiindcă rezultatul procesului de autoevaluare, este bazat pe dovezi şi informaţii/date furnizate de Consiliul Județean Ialomiţa însăşi şi în mod esenţial din perspectiva angajaţilor ai Consiliului Județean Ialomiţa.
– Se bazează pe punctele forte ale Consiliului Județean Ialomiţa, evidenţiază punctele slabe propunând pentru fiecare dintre acestea acţiuni adecvate de îmbunătăţire.
Personalul care a realizat autoevaluarea va fi implicat în acţiunile de îmbunătăţire.
Pentru a avea cu adevarat impact, planul de acţiune ce rezultă din autoevaluare va fi integrat în procesul de planificare strategică al instituţiei şi devine parte din managementul general al Consiliului Județean Ialomiţa. Pentru elaborarea planului de acţiuni corective se vor achiziţiona servicii de consultanţă în implemntarea sistemului CAF, astfel încât Consiliul Județean Ialomiţa să dispună de tot know-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.
Subactivitate 4.2 – Comunicarea planului de îmbunătăţire a CJ Ialomiţa în vederea introducerii sistemului CAF (Luna 11)
Comunicarea este unul dintre factorii cheie de succes al unui exerciţiu de autoevaluare şi ale acţiunilor de îmbunătăţire care urmează. Prin acţiunile de comunicare, informaţia adecvată va fi transmisă, prin canale de comunicare adecvate, către grupurile ţintă potrivite, la momentul potrivit, nu numai înainte sau în timpul procesului, ci şi după încheierea autoevaluării.
Raportul de autoevaluare va deveni public astfel va fi informat întregul personal despre rezultatele autoevaluării. Totodată acest raport va fi tipărit în cel puţin 50 exemplare pentru a putea fi trimis şi instituţiilor aflate în subordine.
Subactivitate 4.3 – Implementarea planului de îmbunătăţire la nivelul Consiliului Județean Ialomiţa în vederea introducerii sistemului CAF (Luna 12 – Luna 15)
Implementarea acestor acţiuni de îmbunătăţire se vor sprijin pe o abordare adecvată şi coerentă şi vor fi însoţite de un proces de monitorizare şi evaluare, de stabilirea unor termene de finalizare şi a unor rezultate aşteptate. Va fi numit un responsabil pentru fiecare acţiune. Totodată se vor avea în vedere scenarii alternative în cazul acţiunilor complexe.
Se vor stabili metode de măsurare a performanţei acţiunilor (indicatori de performanţă, criterii de success, etc). Consiliul Județean Ialomiţa va utiliza PDCA pentru a gestiona acţiunile de îmbunătăţire. Pentru a putea beneficia pe deplin de acţiunile de îmbunătăţire, acestea vor fi integrate în procesele obişnuite, curente ale Consiliului Județean Ialomiţa.
Pentru elaborarea planului de îmbunătăţire a situaţiei se vor achiziţiona servicii de consultanţă în implementarea sistemului CAF, astfel încât Consiliul Județean Ialomiţa să dispună de tot know-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.
Subactivitate 4.4 – Planificarea următorului exerciţiu de autoevaluare la nivelul Consiliului Județean Ialomiţa aferente sistemului CAF (Luna 15)
Utilizarea ciclului PDCA pentru a gestiona aplicarea planului de acţiuni corective va implica o nouă autoevaluare CAF în cadrul Consiliului Județean Ialomiţa.
Odata ce planul de acţiuni corective a fost formulat şi a început implementarea schimbărilor, este important ca instituția să se asigure că acestea au un efect pozitiv şi nu negativ asupra a aceea ce Consiliul Județean Ialomița realizează bine. Astfel vor fi prevăzute exerciţii regulate de autoevaluare în procesul de planificare a activităţilor. Primul exerciţiu va fi în luna 15 de implementare proiect.