Procesul de autoevaluare în vederea introducerii sistemului CAF în cadrul CJ Ialomiţa (Luna 6 – Luna 9)
Subactivitate 3.1 – Crearea unui grup de autoevaluare la nivelul CJ Ialomiţa în vederea introducerii sistemului CAF (Luna 6 – Luna 7)
Grupul de autoevaluare va fi cat mai reprezentativ posibil în ceea ce priveşte CJ Ialomiţa. În acest grup vor fi incluşi angajaţi din diferite compartimente, cu experienţă diferită şi aflaţi pe niveluri ierarhice diferite în cadrul instituţiei. Scopul este de a crea un grup cât se poate de eficace şi care, în acelaşi timp, să fie capabil să ofere o perspectivă internă cât mai precisă şi mai detaliată asupra instituţiei. Grupul va fi format din 10-20 membrii. Participanţii vor fi aleşi pe baza cunoştinţelor lor despre instituție şi a abilităţilor personale (spre exemplu, abilităţi de analiză şi comunicare) mai mult decât pe baza competenţelor profesionale. În cadrul acestui grup va fi implicat şi personalul de conducere, astfel acesta va aduce informaţii suplimentare despre activitatea instituţiei. Mai mult, această participare creşte şansele ca personalul de conducere să îşi asume responsabilitea în implementarea ulterioară a acţiunilor de îmbunătăţire.
Pentru realizarea metodologiei se vor achizitiona servicii de consultanţă în implementarea sistemului CAF, astfel încât Consiliul Județean Ialomița să dispună de tot know-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.
Subactivitate 3.2 – Organizarea instruirii angajaţilor în vederea implementării CAF la nivelul Consiliului Județean Ialomița (Luna 7 – Luna 8)
În cadrul acestei activităţi vor fi selectate persoanele ce vor fi responsabile cu activitatea de management al calităţii la nivelul solicitantului. În această etapă va avea loc furnizarea de formare corespunzătoare. Personalul organizaţiei de la toate nivelele va fi instruit referitor la cerintele din sistemul CAF şi a conţinutului documentelor elaborate, pentru a asigura înţelegerea deplină a raţiunii şi necesităţii introducerii unui asemenea standard. Fişele de post vor conţine atribuţii, responsabilităţi şi după caz autorităţi referitoare la calitate, acestea fiind luate la cunoştinţă de către titulari sub semnatură. Tot în această etapă va fi realizată instruirea membrilor evaluatori CAF. În cadrul acestei activităţi se vor organiza cursuri de calificare şi certificare a persoanelor ce vor fi responsabile de menţinerea şi aplicarea sistemului CAF.
Se vor organiza 2 sesiuni de formare. La o sesiune vor participa 10 persoane iar durata formării va fi de 3 zile. Fiecare sesiune de formare va avea 2 lectori/formatori. Echipa de formatori va stabili și va elabora curricula cursurilor, vor determina cele mai eficiente metode de evaluare a cursanților și vor crea materiale și aplicații pentru aceștia, vor susține prezentările cursurilor, vor oferi sprijin în dobândirea informațiilor de către viitorii absolvenți. Persoanele instruite vor primi diploma de participare şi vor putea să aplice cunoştinţele şi abilităţile obţinute în cadrul instruirilor potrivit domeniului lor de activitate.
Subactivitate 3.3
Autoevaluarea Consiliului Județean Ialomiţa din punct de vedere al implementării CAF
(Luna 8 – Luna 9)
Fiecare membru al grupului de autoevaluare, folosind documentaţia şi informaţiile puse la dispoziţe de şeful de proiect, va face o evaluare precisă a instituţiei, pentru fiecare subcriteriu. Această evaluare se bazează pe cunoştinţele membrilor evaluatori şi pe experienţa de lucru în cadrul instituţiei. Membrii evaluatori vor alege câteva cuvinte cheie pentru a sintetiza dovezile pentru punctele forte şi pentru cele slabe. Punctele slabe vor fi descrise cât mai precis posibil pentru a se facilita ulterior procesul de identificare a căilor de acţiune. Membrii grupului de evaluare, pe baza dovezilor adunate, vor nota fiecare subcriteriu conform metodei de notare aleasă în prealabil – clasică sau complex.
Se va urmări obţinerea consensului în cadrul grupului prin utilizarea următorilor paşi:
- Prezentarea, pentru fiecare sub-criteriu, a tuturor dovezilor referitoare la punctele tari (observaţii favorabile) şi a punctelor slabe/arii de îmbunătăţit (observaţii nefavorabile), identificate de fiecare membru evaluator în parte;
- Obţinerea consensului cu privire la punctele tari (observaţii favorabile) şi punctele slabe/de îmbunătăţit (observaţii nefavorabile); acest lucru se va face, după ce sunt examinate dovezile şi informaţiile suplimentare furnizate;
- Prezentarea notelor date de evaluatori pentru fiecare subcriteriu;
- Consensul privind nota finală.
Pentru realizarea metodologiei se vor achizitiona servicii de consultanţă în implementarea sistemului CAF, astfel încât Consiliul Județean Ialomiţa să dispună de tot Kknow-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.
Subactivitate 3.4 – Realizarea raportului privind rezultatele autoevaluării – CAF in cadrul Consiliului Județean Ialomiţa (Luna 9)
Modelul tip de raport va urmări structura CAF-ului şi va cuprinde cel puţin următoarele elemente:
- Punctele forte (observațiile favorabile) şi ariile/domeniile de îmbunătățit (observațiile nefavorabile), pentru fiecare subcriteriu, bazate pe dovezi clare;
- Notă acordată pe baza tabelului de notare;
- Acţiunile de îmbunătăţire propuse.
Pentru ca raportul privind rezultatele auto-evaluării CAF să fie utilizat ca bază în planificarea de acţiuni de îmbunătăţire, acesta va fi acceptat oficial de către conducerea instituţiei şi aprobat.
Pentru analizarea datelor colectate si transpunerea acestora într-un raport se vor achiziționa servicii de consultanță în implementarea sistemului CAF, astfel încât Consiliul Județean Ialomița să dispună de tot know-how-ul necesar în vederea implementării acestui sistem.